Des solutions pour tous les services de soins de santé

Les besoins du secteur de la Santé :

Faire évoluer ses moyens pour répondre aux besoins des patients et des soignants.

Les établissements de santé français ne peuvent aujourd’hui se restructurer que dans le cadre d’une triple problématique :

• répondre aux besoins de santé dans un territoire donné,
• répondre aux exigences de sécurité et de qualité,
• s’adapter aux contraintes liées à la raréfaction des moyens humains et financiers.

La modernisation des établissements se traduit par des reconstructions totales ou partielles, dans un  contexte de regroupements de moyens, de stratégies d’alliances internes ou externes, de recomposition du paysage hospitalier prenant en compte l’ensemble des structures sanitaires et médico-sociales existantes.

Dans ce contexte, il est primordial d’utiliser au mieux les crédits disponibles et de sécurisé les choix. L’expérience est une source importante dans ce chemin, mais il faut également pouvoir anticipé des situations nouvelles et inédites telle que le COVID-19.

Que peut apporter la simulation de flux :

• Concevoir des installations et des processus de soins de santé efficaces.
• Améliorer la qualité des soins et sécurité des patients.
• Améliorer la gestion des lits et la planification de la capacité.
• Améliorer la performance des services.
• Optimiser l’utilisation des équipements (par exemple les salles d’opération).
• Répondre aux contraintes planning et synchroniser les besoins.
• Déterminer le nombre d’équipements nécessaires pour assurer les différentes missions de transport dans l’hôpital.
• Évaluer les coûts de ses évolutions avant de les mettre en place.
• Dans un environnement sans risque « simulé » essayer une idée, sans le coût de l’essayer dans le processus réel.

A lire : Conseils et retour d’expérience du système de santé Johns Hopkin’s (Royaume-Uni) sur la mise en place et l’utilisation de la simulation en Santé

NE PAS NÉGLIGER L’IMPACT DES FLUX :

Lors de la construction ou de la modification d’un hôpital, il faut définir le type de bâtiment et faire de choix sur notamment la mutualisation des moyens en passant d’une organisation pavillonnaire à une organisation mono-bâtiment.

Le fait par exemple de regrouper au sein d’un même bâtiment les différents services peut-être bénéfiques pour leur mutualisation et leur réactivité.

Mais le fait de concentrer les services a un impact sur la circulation des équipements, des patients, des soignants et des visiteurs. Ces flux doivent être étudiés avec soin car ils définiront l’efficacité de l’établissement en terme de fluidité des mouvements.

Nous illustrons ceci par l’exemple de l’Hôpital pour Enfant de Lausanne en Suisse.

Lors de la phase de construction la commission en charge de la construction a émit des doutes sur la disponibilité des ascenseurs. Le bâtiment s’étend sur 11 étages avec 2 ascenseurs pour le public, et 5 pour le transport des lits de patient.

La décision à été faite de mandater une société spécialisée pour la réalisation d’une simulation de flux dans l’objectif d’optimiser les flux verticaux et de définir l’organisation des ascenseurs (pour les visiteurs, les patients et les employés).

Constat : Les ascenseurs n’ont pas été dimensionnés pour ces flux et il existe un risque réel d’attente relativement long pour les 2 ascenseurs visiteurs.

Étant au démarrage du projet, les données sur la répartition des flux de personnes on été difficile à obtenir car n’avait pas été étudier, cependant les résultats devaient être fournis sous 1 mois pour ne pas retarder le chantier. La capacité des ascenseurs n’avaient pas été étudiées, le risque de congestion étaient donc important.

Méthode utilisée pour la réalisation de l’étude de simulation de flux :

La première étape est de collecter les informations nécessaire à la modélisation:

• Les volumes de flux des employés, des patients et de visiteurs
• La répartition de ces flux par jour et en fonction des heures de la journée
• La description des process et des flux

La seconde étape est d’identifier, de quantifier et de caractériser les différents flux.

L’hôpital est alors modélisé dans le logiciel de simulation, ici FlexSim :

Pour que les résultats soient précis, il faut simuler les flux des utilisateurs mais également leur comportement:

• Choix entre prendre l’ascenseur ou les escaliers (en fonction des hypothèses et du sens (monter ou descendre))
• Comportement pour choisir l’ascenseur en fonction des files d’attentes,
• La prise en compte des accompagnant (hôpital pour enfant)
• Le type de moyen de transport (poussettes, fauteuils…)

L’objectif d’une simulation de flux est d’identifier les goulots d’étranglements et de proposer des solutions.

L’interprétation des résultats dépend des types de résultats que l’on prend en compte.

Pour l’étude des ascenseurs, il nous faut des résultats par

• ascenseur,
• type d’utilisateur (Visiteurs, Patients, employés),
• étage.

Le temps total d’utilisation de l’ascenseur pour l’utilisateur se découpe entre le temps d’attente et le temps de transport dans l’ascenseur. L’expérience a montré que le temps d’attente de l’ascenseur était l’indicateur le plus important pour les utilisateurs. Cela sera donc le KPI principal.

Analyses et expérimentation :

Les premiers résultats ont confirmé le risque de congestion. 4 scénarios ont été construit afin d’améliorer la situation :

1. Scénario 1 = base : 2 ascenseurs public + escaliers
2. Scénario 2 = base + 1 ascenseurs public supplémentaire (dans cage d’escalier = ascenseur à trémie)
3. Scénario 3 = scénario 2 + 2 ascenseurs de lit de la consultation ouvert à l’utilisation des employés
4. Scénario 1 = scénario 2 + 1 ascenseur côté consultation ouvert au public.

Résultats :

Situation de base :

Il y a 3 pics d’attente pour les utilisateurs :

• entre 7h00 et 8h00 : Arrivée des employées
• entre 17h00 et 18h00 : Fin de shift pour les employées
• entre 12h00 et 13h00 : coupure de repas.

Une attende de <30sec est considérée comme acceptable alors qu’une attente >2min est inacceptable.

Résultats des différents scénarios :

1. Ajouter un nouvel ascenseur est indispensable,
2. Ajouter un ascenseur à trémie améliore les résultats, mais reste insuffisant (scénario 2)
3. Autoriser les employés à utiliser les ascenseurs pour lit en consultation réduit les temps d’attente et réduit les distances à parcourir (scénario 3)
4. Ajouter un accès public sur un des ascenseur de consultation cré de nouveaux temps d’attente (scénario 4)

Pour confirmer que le nombre de personne dans les files d’attente était compatible avec l’espace disponible, la simulation a donné des visuels permettent de le valider :

L’apport de la simulation :

• Clarifier l’organisation,
• Confirmer par une visualisation 3D à l’échelle (place disponible, trajets…)
• Anticiper les problèmes en posant les bonnes questions,
• Tester des scénarios avant la réalisation du bâtiment
• Consolider les résultats en utilisant de la variabilité (pour couvrir plus de situation)
• Aide à la décision basée sur des chiffres

Exemple d’analyse complémentaire :  Impact de l’utilisation des escaliers par les employés sur les temps d’attente aux ascenseurs.

Hypothèses de prise des escaliers par les employés:

• 50% si monté d’un étage,
• 75% si descente d’un étage
• 25% si descente de 2 étages

Résultats :

LES SOLUTIONS SIMCORE :

La compréhension, le dimensionnement ou encore l’amélioration de l’efficacité des processus actuels sont des facteurs critiques de succès.

LEAN ET SIX SIGMA DANS LES SOINS DE SANTÉ

Dans les soins de santé, modifier tout processus – à partir de ratios de dotation ou des annexes – affecte plus que le coût et la commodité. Cela a un impact direct sur la santé et le bien-être de chaque patient.
La simulation permet à votre équipe de prendre des décisions fondées sur des données probantes.
Réduire les coûts, améliorer la qualité des résultats, et augmenter l’accès des patients – en apportant des améliorations qui sont testées dans un environnement simulé, avant la mise en œuvre.

STRATÉGIE ET L’ANALYSE DE RENTABILITÉ

Évaluer le coût de la mauvaise qualité, le retour sur investissement d’estimation, et s’assurer que les projets sont conformes à la stratégie de votre organisation.

UTILISER LA SIMULATION DANS VOTRE PROJET LEAN

Utiliser la simulation pour améliorer vos programmes Lean et Six Sigma existants, et attaquer à des processus complexes et très variables.

Applications innovantes

Devenir un leader d’opinion au sein de votre organisation en appliquant la simulation de façon créative.

AMÉLIORER LES OPÉRATIONS CLINIQUES

De l’optimisation de vos salles d’opération à la capacité d’accueil et au flux externe, la simulation vous permettra d’améliorer chaque aspect des opérations cliniques.

• Jour de la chirurgie – amélioration des temps d’attente
• Gestion des lits aux urgences
• Gestion des flux cliniques ambulatoires
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement et des hôpitaux
• Amélioration de la gestion des soins d’urgence

UTILISER LA SIMULATION POUR MODÉLISER LE CHEMINEMENT DU PATIENT

Simuler le cheminement des patients permet aux fournisseurs, aux payeurs ainsi que les sociétés pharmaceutiques et celles de dispositifs médicaux de comprendre comment les patients, avec des conditions particulières, utilisent actuellement des services, et à expérimenter des changements aux flux existants à la suite de nouvelles interventions. Cela permet aux utilisateurs de comprendre l’impact sur la demande, l’activité, le coût, la capacité et les temps d’attente.

De récentes publications de recherche reconnaissent que le modèle économique qui ne prend pas en compte les temps, les délais d’attente et leur impact sur l’effet du traitement ainsi que les coûts, peut être faux. La simulation à événements discrets est de plus en plus recommandée comme une technique d’évaluation économique.

PLANIFICATION STRATÉGIQUE AVEC LA SIMULATION

La simulation a été utilisée au niveau international pour appuyer la prise de décisions stratégiques et la planification, la mise en service et la conception de nouveaux modèles de soins de la planification stratégique.

La planification stratégique est importante pour simuler à un niveau opérationnel. La Simulation permet de prendre en compte la variation de la demande sur une base journalière et horaire des différents organismes de prestation de soins de santé.

Par exemple, la planification des soins d’urgences : S’il y a une épidémie, quel sera l’impact sur les services d’urgence ?

Des exemples d’application :

• Planifier des soins d’urgence : Gestion des ressources (lits, matériels…)
• Quantifier les besoins, les coûts et les résultats sur le traitement du cancer du côlon.
• Tester l’efficacité du dépistage du cancer de la prostate
• Améliorer l’efficacité du service informatique dans un hôpital
• Eviter les erreurs de conception dans les services de call center médicaux (NHS24)
• Assurer la qualité des soins, même en période de forte activité.
• Simuler le système de soins de santé cardiaque (pays de galles)
• Simuler des besoins futurs pour un hôpital psychiatrique.

FORMATION POUR LES MÉTIERS DE LA SANTÉ

Simcore propose des offres logicielles adaptées pour les étudiants et leurs professeurs. Nous assurons également la formation et l’assistance à l’utilisation des logiciels.

Simcore propose également des interventions pour illustrer des thématiques avec des cas concrets. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements.

Les expériences Santé SIMCORE : Dimensionnement des équipements

Objectifs :

• Déterminer le nombre d’équipement nécessaire pour assurer les différentes missions de transport dans l’hôpital.

Cadre expérimental :

• Prise en compte des besoins des différents services (Pharmacie, Lingerie, Repas, Déchets).
• Test de différents plannings d’approvisionnement et d’évacuation.
• Variation du nombre de véhicule disponible.

Résultats :

• Nombre de véhicule nécessaire en fonction des configurations,
• Statistiques sur les temps et le nombre de missions (minimum, Maximum, Moyenne) par type de mission.
• Taux d’utilisation des véhicules, des ascenseurs, des zones de stockage…

Les références

Mount Snai Hospital – Northwestern Memorial Hospital – Geisinger  – lee memorial health system – American red cross – caremark – Melbourne Health  – Hopital de Toulon – Hopital d’annemasse